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Las herramientas para la toma de decisiones se han convertido en instrumentos de primera necesidad. Uno de los primeros escollos que tienen los directores y administradores es obtener datos fidedignos y confiables que permitan hacer un monitoreo periódico de su estado del riesgo, derivando una información actual en situaciones reales determinantes de probabilidad y no en modelos frecuentistas rígidos que, si bien finalmente arrojan un dato, no facilitan la interacción de tendencias, que son el tipo de insumos de información que se requiere en un mundo moderno y cambiante.
¿Cuáles criterios deben tenerse en cuenta para seleccionar un software de riesgos?
La época del papel impreso, con matrices de riesgos como ¨entregable¨ ya pasó y aunque en herramientas como el Excel esa medición se obtiene de bases de datos y graficaciones importantes, los expertos también coinciden en que las herramientas de cálculo obedecen al capricho o conocimiento de su ¨formulador¨ y que los datos allí consignados son locales y pueden revestir un riesgo adicional en cuanto a la fiabilidad del dato. Ahora bien, ese periodo de transición entre la proliferación de software instalables, dependientes de máquinas locales han mejorado y superado el eslabón del dato en Excel y han permitido centralizar la información en forma eficiente y oportuna.
No hay mejores softwares, cada uno de ellos responde a un concepto de sus creadores y seguramente responden a requisitos, normas y reglas que los desarrolladores ha incluido para dar alcance a sus segmentos de mercado. Lo que no debe olvidarse en un proceso de selección, adquisición y puesta en marcha de una herramienta de riesgos es que los riesgos son dinámicos, asi que su medición no puede ser estática; que no hay riesgo ¨pequeño¨, entonces no pueden descuidarse el monitoreo de los riesgos residuales; que los riesgos de una Organización no son exclusivos de esta y se circunscriben a sus muros, sino que todas las partes interesadas son susceptibles y hacen vulnerable al riesgo a la empresa más sólida; pero lo más importante es que la gestión de la información de los riesgos no solo atañe al analista o al área encargada sino que es el resultado de una ¨Cultura de riesgo¨ que debe implantarse como tierra abonada para la Gestión.
Determinar una respuesta única sobre los criterios de selección de ese ¨software deseado¨ es ciertamente difícil, pero intentaremos darle argumentos para poder tomar su decisión:
- Un software debe responder no solo al interés del profesional en riesgos para resolver la necesidad de información, sino también al de la Alta Dirección y en específico a contribuir a la alineación de la estrategia, los objetivos y las operaciones de la Organización.
- Un software debe contribuir a la ¨objetivación del valor¨. Esto es que tanto su parametrización, como su alimentación sea un coadyuvante en la determinación de las cifras objetivas y más cercanas a la realidad del verdadero valor del riesgo.
- Un software debe permitir la mayor cantidad de información posible (datos, imágenes y hasta audios), que permitan resolver las dificultades del monitoreo, en tiempo real, generadas por la alta dispersión de operaciones que tenga la Organización.
- Un software debe facilitar la participación del mayor número de usuarios posibles (partes interesadas) en forma concurrente, con lo cual la información que se consigna y deposita, sirve para evidenciar no solo la siniestralidad que afecta a la Organización, sino también para la verificación de operaciones y medición de la efectividad de los controles y los tratamientos del riesgo.
- Un software debe simplificar las tareas de identificación, análisis, evaluación, implementación de controles, verificación, monitoreo, auditoría y revisión de un Modelo de aseguramiento integral. Máxime en Organizaciones con una alta regulación por parte del Estado, sus clientes y proveedores.
- Un software debe ser amigable con el usuario, accesible en todo momento o situación (no olvidemos que los riesgo no están en el escritorio del analista especializado), usando formatos multiplataforma para garantizar la participación y consulta según los diferentes niveles de acceso y autorización.
- Un software debe ser útil desde el primer momento de su operación. No debe ser difícil de parametrizar y debe permitir con facilidad la inclusión de la data existente en los registros históricos de la Organización.
- Un software debe ser flexible a la comunicación con otras aplicaciones y bases de datos para poder armonizar la información que en él se deposite.
- Un software debe ser amable en su entorno de graficación y lectura de resultados e indicadores, asi como proporcionar la mayor eficiencia en la trazabilidad de las consultas que de ellos se deriven.
Un software de riesgos va más allá de ser un conjunto de herramientas para la identificación, documentación, medición y control de los riesgos para obtener una visión de las amenazas y oportunidades que existen en la Organización, o ser un repositorio donde realizar reportes u cálculos cuantitativos que finalmente arrojen unos indicadores que se revisan cada tanto. Esa es una visión muy limitada del uso de una herramienta.
Un software de riesgos en una Organización es equivalente al sistema linfático del cuerpo humano, que ayuda al cuerpo a reconocer y combatir gérmenes, infecciones y otras sustancias extrañas. De ahí que su implementación sea vital en las tareas de detección temprana, la administración de los controles y en la evaluación de su eficiencia pero más importante aún, es la herramienta que le permite a la Organización conservar la estabilidad, generar eficiencias operativas, reducir las pérdidas y de paso, en forma consecuencial aumentar las utilidades, coadyuvando a las labores de la Alta dirección en su misión de aumentar el valor y garantizar la sostenibilidad del negocio.